CERTIFER HHC/DRS en haar personeel is niet betrokken bij advies, het uitvoeren van interne audits, ontwikkeling of onderhoud van het te certificeren systeem, service of product, noch is het de gemachtigde vertegenwoordiger van een of meer van deze partijen.
CERTIFER HHC/DRS en haar personeel mag zich niet inlaten met activiteiten die tegenstrijdig kunnen zijn met de onafhankelijkheid van hun oordeel en hun integriteit met betrekking tot hun inspectie- en (product)certificeringsactiviteiten. Om die reden wordt geen advies of consultancy dienstverlening aan klanten aangeboden.
Alle geïnteresseerden kunnen gebruik maken van de diensten van CERTIFER HHC/DRS. Er worden geen buitensporige financiële of andere voorwaarden gesteld. Daarnaast accepteert CERTIFER HHC/DRS geen financiële steun, anders dan voor uitgevoerde werkzaamheden. Ten behoeven van deze werkzaamheden worden marktconforme tarieven gehanteerd die jaarlijks worden vastgesteld. De procedures volgens welke CERTIFER HHC/DRS werkt, worden op een niet-discriminerende wijze toegepast.
Om aan dit beleid een passende invulling te geven heeft ieder personeelslid een exemplaar van “Gedragsregels voor medewerkers” (D022a) getekend. Daarnaast is door toeleveranciers die vanwege hun dienst toegang hebben tot de processen en hieraan gerelateerde gegevens een “Gedragsregels voor leveranciers” (D022b) getekend.
Personeel betrokken bij systeemcertificatie- of productcertificatie werkzaamheden hebben een aanvullende verklaring getekend betreffende geheimhouding, onafhankelijke oordeelsvorming en integriteit. Deze verklaring wordt periodiek besproken tijdens het functionerings- en/of beoordelingsgesprek. Tevens zijn hun nevenactiviteiten geïnventariseerd (middels een formulier D022c) die als input gebruikt worden voor de risico-inventarisatie en -evaluatie.
Uitbesteding of sub-contracting van werkzaamheden wordt niet gedaan.
Het proces met betrekking tot bekendmaking, uitleg en periodieke evaluatie in relatie tot onafhankelijkheid, onpartijdigheid en integriteit maakt integraal onderdeel uit van het kwaliteitshandboek.
Ten behoeve van inspectie, productcertificatie en managementsysteemcertificatie zijn risicoanalyses belangen gemaakt. Minimaal jaarlijks worden de risicoanalyses geëvalueerd tijdens de directiebeoordeling. Ook zal de commissie (ACBO) die de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van CERTIFER HHC/DRS beoordeeld dit jaarlijks uitvoeren en ervan verslag uitbrengen. Hiertoe komen zij minimaal jaarlijks bijeen en mogen zij alle benodigde informatie (ook gedurende het jaar) opvragen die zij hiervoor nodig denken te hebben.
De commissie heeft als taak de bescherming van de onpartijdigheid en onafhankelijkheid door toezicht te houden op de activiteiten van CERTIFER HHC/DRS, het minimaal jaarlijks evalueren van de besluitvormingsprocessen, het beoordelen van de financiële bronnen van inkomsten en het geven van gevraagde en ongevraagde adviezen.
De commissie heeft als bevoegdheid dat zij onafhankelijk actie mag ondernemen als hun advies door de directie van CERTIFER HHC/DRS niet wordt eerbiedigt.
Indien gedurende het jaar zich nieuwe risico’s voordoen dan zal de risicoanalyse worden aangepast en zal de risicoanalyse worden gecommuniceerd met de leden van de commissie.
Augustus 2024
Jean-Marc Dupas
Managing Director CERTIFER HHC/DRS
Noot: Bij tegenstrijdigheden tussen de Engelse en Nederlandse versie van dit document, prevaleert de Engelse versie.
